Ante la actual situación de contención reforzada para prevenir nuevas infecciones por coronavirus, el Club Excelencia en Gestión ha elaborado un listado con cinco recomendaciones. El objetivo es ayudar a las organizaciones a mantener su actividad sin omitir, en la medida de lo posible, las peticiones que se han realizado desde las distintas Administraciones Públicas para evitar que los trabajadores se vean expuestos al contagio.
Aunque no en todos los espacios ni en todos los puestos es asumible, hay un buen número de organizaciones que tienen la posibilidad de instaurar (incluso de manera permanente o intermitente) ciertas medidas que en estos momentos son muy necesarias. Entre ellas, el teletrabajo, nuevos grados de flexibilidad horaria, implantar sistemas de información localizados en la nube para agilizar y sincronizar el trabajo y fomentar la formación online y las reuniones virtuales.
De hecho, para algunas este será un primer contacto con una fórmula de trabajo que puede ser muy beneficiosa tanto para el trabajador como para el conjunto de la empresa. No debemos olvidar que estas nuevas vías van a obligar a las organizaciones a transformar y mejorar sus niveles de digitalización, ya que sin la ayuda de la tecnología adecuada es imposible adaptarse.
De la misma forma, van a necesitar un cambio en la cultura para normalizar procesos, como por ejemplo que no hay que estar todos en la misma sala para trabajar juntos, con el fin de que la transformación sea exitosa.
A continuación, exponemos las 5 recomendaciones del Club Excelencia en Gestión para una gestión y adaptación ágil a este nuevo escenario:
1. Teletrabajo. Una fórmula que suele mejorar el rendimiento del trabajador y su sentimiento de pertenencia con la empresa. Para ello, cada organización debe habilitar un equipo para cada empleado destinado a teletrabajar, cumpliendo con todas las exigencias de ciberseguridad. Unido a ello debe estar el empleo de herramientas que nos ayuden a medir los resultados y a observar si se puede mantener y extender a otros casos. También para conocer los riesgos que puede generar y calcular el grado de compromiso de la persona que adopta esta variante.
2. Digitalización. Como comentábamos anteriormente, es imposible utilizar el teletrabajo sin haber digitalizado procesos previamente. Es recomendable contar con servidores alojados en la nube, correctamente protegidos, para que la información interna esté disponible desde cualquier punto conectado. Puede mejorar el servicio que se le da al cliente, agilizando respuestas, y la productividad del empleado.
3. Flexibilidad horaria. La persona que teletrabaja para poder cuidar a un familiar no siempre puede hacerlo en un horario rígido. Es positivo implantar sistemas de comunicación interna que sean fluidos, para conocer las necesidades y limitaciones de los equipos de trabajo y poder adquirir un ritmo que sea beneficioso tanto para la organización como para el empleado.
4. Encuentros virtuales: Hay reuniones y encuentros que pueden ser evitables, con el consecuente ahorro de tiempo y costes que ello conlleva. Para ello es necesario contar con sistemas de videoconferencia, multiconferencia, teleconferencia y telepresencia. También es conveniente el uso del streaming, o retransmisión online en directo, y de los webinar para evitar suspender encuentros y jornadas de formación, información y transmisión de conocimiento.
5. Humanidad: Desde las posiciones líderes es importante inspirar tranquilidad y llamar al sentido común, sobre todo en momentos de incertidumbre como los que vivimos en la actualidad.
A modo de ejemplo, y gracias a la aplicación del Modelo EFQM, el Club Excelencia en Gestión se ha adaptado ágilmente a la situación atendiendo a las diferentes circunstancias de cada región a la hora de realizar o modificar actividades y servicios programados.
Teniendo en cuenta nuestro compromiso con la EFR (Empresa Familiarmente Responsable), se ha habilitado a todos los miembros de la organización para que puedan teletrabajar mientras atienden a sus familiares. Además, las actividades previstas para los próximos meses se llevarán a cabo de forma virtual (aquellas en las que sea posible) y se están potenciando los contenidos online de la Plataforma de Conocimiento.
