Este documento, elaborado por el Club Excelencia en Gestión en colaboración con Foqum, recoge las principales conclusiones del taller “Innovación Colaborativa: Soluciones de IA para la Gestión Documental”, organizado en el marco del Foro de Inteligencia Artificial. Este foro, creado en 2024, tiene como objetivo ser un espacio de aprendizaje, benchmarking y co-creación para explorar el uso de la Inteligencia Artificial en diversos sectores. Con el propósito de contribuir a una sociedad con confianza en el futuro e impulsar la gestión excelente, innovadora y sostenible, el Foro promueve actividades de sensibilización, implementación práctica y resolución de retos organizativos.
El taller se centró en cómo mejorar la gestión documental mediante la IA, abordando un desafío transversal para organizaciones de distintos sectores. En dos sesiones, los participantes analizaron los problemas cotidianos relacionados con la gestión documental y exploraron soluciones basadas en IA. Entre los desafíos destacados se identificaron la comparación y asociación de metadatos, el control de versiones, la automatización de procesos y la gestión de permisos. Asimismo, se subrayó la importancia del gobierno documental y la protección de datos, incluyendo la anonimización. Este enfoque colaborativo permitió compartir experiencias y diseñar estrategias prácticas para superar barreras comunes en este ámbito.